Ich habe kürzlich ein E-Mail erhalten, in dem ein Smiley frech und animiert grinst. Wie kann man solche Grafiken einfügen?
HELGA E., PER E-MAIL

Es gibt unzählige Smiley-Helfer im Internet, ein Grossteil davon ist aber Spyware oder hat versteckte Kosten.

Problemlos funktioniert «Schmaili», das auf Mausklick einen von 190 verschiedenen Grinsköpfen in E-Mails oder Chats einfügt. Für 9.50 Euro werden 1900 Smileys im Programm freigeschaltet. Sie können aber Smileys auch einfach manuell in eine E-Mail- Nachricht einfügen.

Dazu besuchen Sie eine Smiley-Sammlung im Internet, beispielsweise Smileymania mit 21'000 Gesichtern. Klicken Sie Ihren Liebling mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann «Bild speichern unter», um den Smiley auf Ihre Festplatte zu bringen. In Outlook Express wählen Sie dann einfach «Einfügen, Dateianlage» und hängen den Smiley an das E-Mail an.

Ich ärgere mich immer wieder, dass ich neue Adressen für Outlook aus E-Mails oder Internetseiten übertragen muss.
MARKUS W., PER E-MAIL

Intelliaddress ist ein Zusatzprogramm für Outlook, das automatisch sämtliche E-Mails nach Adressdaten durchforstet und daraus Einträge in der Kontaktdatenbank generiert. Neue E-Mails werden ebenfalls, Neuzugänge also automatisch aufgenommen. Nach einem Test mit 600 E-Mails kostet das Programm 15 Euro.

Universeller arbeitet ClipIX für 60 Euro. Es importiert Adressen über die Zwischenablage in unterschiedliche Verwaltungsprogramme, neben Outlook werden auch Goldmine und Act unterstützt.

Mein Kollege schickt mir E-Mails mit einem flammenden Namenszug am Schluss, und sogar sein Handy hat sein persönliches Namenslogo.
STEFAN K., PER E-MAIL

Logo-Software ergänzt Texte mit bunten oder sogar animierten Hintergründen und verhilft so zu einem persönlichen Schriftzug. Dank www.cooltext.com kommen Sie in wenigen Minuten kostenlos zu einem persönlichen Logo. Auf der Website können Sie Schmuckart (von flammend bis gefroren), Schriftart (von Zeitungsstil bis Comicschriften) sowie Grösse und Hintergrund bestimmen. Daraus wird ein Bild generiert, das Sie im GIF-Format auf dem PC speichern können. Dieses Logo können Sie dann in Outlook-Express mit «Einfügen, Bild» oder bei Outlook mit «Einfügen, Grafik, Aus Datei» in Ihre Nachricht einfügen.

Die meisten Handys können solche GIF-Dateien ebenfalls als Logo verwenden, manchmal müssen sie allerdings erst ins Format BMP konvertiert werden. Dies erledigt das Windows-Grafikprogramm (Programme, Zubehör, Paint) mit dem Befehl «Datei, Speichern unter, Dateityp».

Ich kopiere meine Outlook-Daten jeweils sicherheitshalber auf einen USB-Stick. Leider ist nun die PST-Datei zu gross geworden. Lässt sie sich verkleinern?
LEON T., PER E-MAIL

Die Daten von Outlook sind mit Adressen, Terminen und E-Mails das Nervenzentrum für viele PC-Anwender und sollten deshalb regelmässig gesichert werden. Wird Outlook im Netzwerk verwendet (Exchange), besorgt das hoffentlich der Systemadministrator. Bei Einzelarbeitsplätzen finden sich die Daten in der Datei OUTLOOK.PST, deren Verzeichnis man in Outlook 2002 mit dem Befehl «Datei, Datendateiverwaltung» findet. Mit der Zeit bläht sich die Datei auf, weil gelöschte Elemente nicht wirklich entfernt werden. Klicken Sie deshalb mit der rechten Maustaste auf den Ordner «Gelöschte Objekte» und wählen Sie dann «Ordner Gelöschte Objekte leeren» um nicht mehr Benötigtes permanent zu löschen. Der Befehl «Datei, Datendateiverwaltung, Einstellungen, Jetzt komprimieren» verpasst Outlook eine abschliessende Entschlackungskur.
Platz sparen lässt sich auch mit der Autoarchivierung. Dabei werden E-Mails nach einer bestimmten Zeit aus OUTLOOK.PST entfernt und in die Datei ARCHIVE.PST verschoben. Die Archivierung lässt sich via «Extras, Optionen, Weitere, AutoArchivierung» für alle Ordner definieren. Einzelne Ordner können Sie mit einem rechten Mausklick auf den Ordnernamen und dem Befehl «Eigenschaften, AutoArchivierung» entrümpeln lassen. Sollte danach die Datei immer noch zu gross sein, können Sie diese mit einem Dateikomprimierer zusätzlich eindampfen. Das kostenlose 7-Zip komprimierte in unserem Test eine PST-Datei auf 14 Prozent ihrer Ursprungsgrösse.

Ich möchte in meinen Outlook-Kalender zusätzliche Feiertage automatisch eintragen. Dieter F., per E-Mail

Outlook tut sich mit Feiertagen schwer. Die Version 2002/XP kennt im neuen Jahr überhaupt keine Feiertage mehr, Outlook-2003 kennt nur noch Feiertage bis 2007. Ferner ist das Einfügen nationaler Feiertage eine eher mühselige Bastelei. Die Programmierer von SmartTools haben sich nun aber des Problems angenommen und eine perfekte Lösung kreiert: Der Feiertags-Assistent fügt mit einem Mausklick in sämtliche Outlook-Versionen die Feiertage für die nächsten 2400 Jahre (!) ein. Das Programm kann kostenlos unter www.add-in-world.com heruntergeladen werden. Nach der Installation steht im Outlook der neue Befehl «SmartTools, Feiertags-Assistent» zur Verfügung. Wählen Sie die Gruppe «Schweiz», um eine Liste aller schweizerischen Festtage zu erhalten. Ein Teil davon ist bereits für den Kalender ausgewählt, andere, wie beispielsweise den Bettag, können Sie aus einer Liste hinzufügen. Dann wählen Sie noch aus, für welche Jahre die Einträge vorgenommen werden sollen und welcher Kategorie sie zugewiesen werden. Zusätzlich können Sie beispielsweise drei Tage vor Ostern einen «Brückendonnerstag» kreieren und als individuellen Feiertag definieren. Mit dem Knopf «In Kalender eintragen» werden die Daten im Outlook verankert. Beim Herumexperimentieren kann es passieren, dass Sie doppelte Termine erzeugen. Sämtliche Feiertage im Outlook lassen sich via «Ansicht, Anordnen nach, Nach Kategorie» auflisten und einfach löschen.
Nachtrag vom 8.2.2006: Inzwischen hat auch Microsoft aktualisierte Feiertage für Outlook 2002 nachgeliefert. Details finden Sie hier.

Ich habe ein E-Mail erhalten, das als Beilage ein Word-Dokument haben sollte. Ich erhalte aber nur eine winmail.dat, die ich nicht öffnen kann.
URS W., PER E-MAIL

Wenn das Programm Outlook E-Mails im Rich-Text-Format mit Beilagen verschickt, erhalten Empfänger ohne Outlook nur eine unleserliche Beilage. Der Absender sollte deshalb unter «Extras, Optionen, E-Mail-Format» auf «Nur Text» umstellen. Ansonsten hilft das kostenlose Programm Fentun. Kopieren Sie die Exe-Datei in einen Ordner. Danach klicken Sie im E-Mail-Programm auf die Beilage und klicken sich bei «Öffnen mit» zu «Fentun.exe» durch. Mit dem Knopf «Extract» können Sie die Beilage an einem beliebigen Ort speichern.

Wenn ich mit Outlook E-Mails ausdrucken will, erhalte ich nur die Meldung «Unbekannter Fehler».
BERND U., PER E-MAIL
Dieser Fehler lässt sich nicht einmal über die Reparaturfunktion von Outlook (Befehl «?, Erkennen und Reparieren») beheben. Er tritt meist auf, wenn ein anderes Programm bei der Deinstallation die Bibliothek Ole32.dll beschädigt hat. Danach können Outlook und Outlook-Express keine Mails mehr drucken, und das Update von Office-Programmen streikt ebenfalls. Doch das Malheur lässt sich glücklicherweise einfach beseitigen. Wählen Sie «Start, Ausführen»,
tippen Sie den Befehl «regsvr32 ole32.dll» ein und drücken Sie danach die Eingabetaste.

Ich habe im Outlook 2003 einen Ordner mit fast 30'000 Mails und vielen Duplikaten. Gibt es einen Weg die doppelten Mails automatisch zu löschen?
ALAN F., PER E-MAIL
Outlook hat keine integrierte Funktion für das Eliminieren von Duplikaten. Auf Deutsch gibt es allerdings mit «Outlook Tools» einen Helfer, der doppelte E-Mails, Kontakte und Termine liquidiert. Noch ausgefeilter aber englisch sind die Dubletten-Remover von Mapi-Lab. Alle diese Tools können vorgängig getestet werden. Sichern Sie aber unbedingt zuerste ihre Outlook-Dateien. Diese erkennen Sie an der Dateierweiterung «.PST».

Ich habe beim Zügeln meiner Outlook-Daten alle Kategorien verloren.
ANTONIO H., PER E-MAIL
Outlook speichert in einer Arbeitsplatzumgebung die meisten Informationen in einer PST-Datei. Diese lässt sich einfach von einem Rechner zu einem anderen transferieren und enthält insbesondere alle Kontakte, E-Mails und Termine. Will man übrigens einem neu installierten Outlook eine bisherige PST-Datei unterjubeln, löscht man einfach die während der Installation von Outlook erzeugte PST-Datei. Beim nächsten Start fragt Outlook dann nach der neuen Datendatei. Im PST-File fehlen aber Kategorien, E-Mail-Einstellungen, Filter und Signaturen. Diese Informationen hat Outlook in der Registry verstreut, eine manuelle Sicherung ist mühsam. Das deutschsprachige Tool MOBackup erledigt diese Aufgabe automatisch. Die Vollversion kostet 15 Euro. In Englisch und noch umfangreicher ist OutBack Plus 5. Nach einer Probephase kostet das Programm knapp 40 Dollar. Wenn Sie die Kategorien gratis aber manuell kopieren wollen, hilft eine Anleitung von Microsoft.

Ich habe ein sehr umfangreiches Adressbuch auf meinem PC. Ich möchte nun private Kontakte in einen speziellen Ordner verschieben, damit ich sie mit meinem Handy synchronisieren kann.
BERND U., PER E-MAIL
Zahlreiche Synchronisationsprogramme können nur komplette Ordner mit Handy oder PDA abgleichen. Glücklicherweise gibt es von SmartTools den kostenlosen Kontakte-Splitter. Dieser verschiebt oder kopiert Kontakte aufgrund von Kriterien wie Kategorie oder Anrede in beliebig wählbare Unterordner.

Ich möchte ein E-Mail, das aber erst in ein paar Wochen verschickt werden soll, schon heute verfassen.
MARIA I., PER E-MAIL
Wenn Sie Ihre E-Mails mit Outlook verfassen, können Sie unter «Ansicht, Optionen» im Feld «Übermittlung verzögern bis» ein Datum in der Zukunft wählen. Das E-Mail bleibt dann bis zu diesem Zeitpunkt im Postausgang. Auf der Website www.futureme.org können Sie ferner E-Mails direkt im Browser verfassen, die dann an einem beliebigen Datum in der Zukunft verschickt werden.

Nach einem Absturz meines PC sind meine Outlook-Daten weg.
FRANCO D., PER E-MAIL
Outlook speichert alle Daten in einer Datei mit der Erweiterung .PST. Sie finden diese über die Suchfunktion und sollten sie regelmässig sichern. Falls die PST-Datei unlesbar ist, hilft manchmal das Flickwerkzeug Scanpst von Microsoft. Von einem Dritthersteller stammt das kostenlose PST Emergency Copy, das alle zu rettenden Informationen in eine neue PST-Datei schreibt.

Ich möchte meine Daten auf dem USB-Stick mitführen und unterwegs neue Adressen erfassen können. Diese sollen später wieder auf den Büro-PC übertragen werden können.
URSULA W., PER E-MAIL
Synchronisation gehört nicht zu den Stärken von Outlook. Am einfachsten für Sie ist vermutlich die Lösung Essential PIM. Dabei befindet sich ein Programm auf dem USB-Stick, das ähnlich wie Outlook funktioniert und mit diesem Daten austauschen kann. Mit QSynchronization können Sie dagegen Outlook-Daten von zwei Rechnern jeweils mit einem USB-Stick synchronisieren.

Beim Abgleichen der Outlook-Adressdaten auf das Telefonbuch des Nokia 6230i erscheinen die Namen im Natel sortiert nach Vornamen und nicht nach Nachnamen. So kann man kaum nach einem Kontakt suchen.UELI M. per E-Mail
Dieses Problem scheint Heerscharen von Nokia-Besitzern zu ärgern und beruht darauf, dass bei einigen Modellen Vor- und Nachname in einem Feld gespeichert werden. Die Hilfsangebote auf der Nokia-Support-Site sind entweder kryptisch oder nutzlos. Folgende Tricks helfen: Erstellen Sie eine Sicherheitskopie der PST-Datei von Outlook. Kopieren Sie dann alle Kontakte in einen zusätzlichen Outlook-Ordner mit dem Namen Nokia. Als Nächstes installieren Sie das kostenlose Outlook-Tool «EditNumbers». Wählen Sie den Nokia-Ordner aus und markieren Sie alle Kontakte. Starten Sie nun EditNumbers und klicken Sie bei Einstellungen auf «Vor-/ Nachnamen ändern» und lassen Sie für die «markierten Kontakte» Vor- und Nachnamen tauschen. Nun müssen Sie nur noch den Ordner «Nokia» mit Ihrem Handy synchronisieren. Alternativ können Sie für die Synchronisation statt des Nokia-Programms auch «Winfonie» verwenden. Dieses Programm kann richtig synchronisieren, kostet aber nach der Testphase 25 Euro.

Ich möchte mit meinen Outlook-Adressen eine Geburtstagsliste drucken.
PETER H., PER E-MAIL
Outlook enthält leider keine vernünftige Geburtstagsliste. Mit entsprechenden Filtern in «Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht, Aktuelle Ansicht anpassen» erhalten Sie nur eine rudimentäre Aufstellung. Komfortabler und gratis ist «Smarttools Geburtstagsliste». Das kleine Programm erweitert Word um einen neuen Befehl, der sämtliche Geburtstage einer bestimmten Kategorie in ein sauber formatiertes, nach Monaten sortiertes Dokument kopiert.